Die acht goldenen Regeln für eine gelungene Videokonferenz

Wir schreiben das Jahr 2020: Deutsche Gesundheitsämter schicken ihre CoronaUnterlagen per Fax an das Robert-Koch-Institut, wo hochqualifizierte Mitarbeiter diese per Hand in ihren Computer tippen müssen – keine schwarz-weiß Rückblende in die Sechziger, sondern deutscher Alltag. Wenn man der Pandemie also etwas Gutes abgewinnen möchte, dann dass sie den Finger in die Wunde des digitalen Nachholbedarfs Deutschlands legt. Aber: Immer mehr Unternehmen haben in den letzten Monaten auf digitalen Betrieb umgestellt und bieten work from home an. Ein wichtiges Werkzeug in Zeiten von Kontaktsperren und Sorge vor Aerosolen sind Videokonferenzen. Populäre Anbieter wie Zoom verzeichnen mittlerweile bis zu 300 Millionen Nutzer pro Tag – im Dezember 2019 waren es noch 10 Millionen. Schon greift das Phänomen der Zoom Fatigue um sich, das besagt, dass Videokonferenzen ihre Teilnehmer müde machen, weil sie von ihnen ein besonders hohes Maß an Konzentration erfordern: Ton- und Bildqualität schwanken und die Schlagzahl der Meetings ist deutlich höher. Außerdem lassen sich per Videochat nonverbale Hinweise wie Mimik, Gestik oder Stimmlage deutlich schwerer entschlüsseln als bei einem realen Treffen. Last but not least steht man bei Videokonferenzen unter stetiger Beobachtung – von anderen Konferenzteilnehmern, aber auch von sich selbst; man wundert sich plötzlich über die eigene Nase, die da auf dem Bildschirm viel krummer aussieht als in echt.   

Wir von Kohl PR halten Videokonferenzen aber trotzdem für ein probates Mittel, um während Corona den Betrieb aufrechtzuerhalten und haben diese Praxis auch nach dem ersten Lockdown fortgesetzt: Sie spart Zeit und Geld, erhöht die Produktivität und erlaubt ein standortunabhängiges zusammenarbeiten. Um jedoch der eingangs erwähnten Zoom Fatigue vorzubeugen, gilt es ein paar einfache Standards zu beachten. Unsere acht goldenen Regeln für gelungene Videokonferenzen sind: 

1. Seien Sie vorbereitet. Prüfen Sie Ton und Technik: Funktionieren Mikrofon und Kamera? Legen Sie außerdem eine Agenda fest, über was Sie und Ihr Team sprechen wollen – das spart Zeit!

2. Kamera einschalten. Mimik und Gestik sind wichtig für ein Gespräch und eine gelungene Feedbackkultur. 

3. Prüfen Sie Ihren Bildausschnitt. Was sieht man im Hintergrund? Falls an Ihrer Wand ein Pamela AndersonPoster hängt – und dieses Poster nichts mit ihrem beruflichen Schaffen zu tun hat – sollte man dieses besser nicht sehen. Stattdessen gilt: Sichtbar sollten nur Dinge sein, die in Zusammenhang mit Ihrem Job stehen, denn alles, was auf dem Bildschirm sichtbar ist, übermittelt eine Botschaft über Sie. Deshalb achten Sie auch auf angemessene Kleidung. Und der Schreibtisch sollte aufgeräumt sein.

4. Ernennen Sie einen Moderator. Besonders stillere Kollegen neigen dazu, während Videokonferenzen zu verstummen. Beziehen Sie diese bewusst mit in das Gespräch ein. Sorgen Sie dafür, dass die Wortbeiträge der Reihe nach vorgetragen werden und dass die Kollegen einander zuhören und sich gegenseitig ausreden lassen.  

5. Wer nicht spricht, der schaltet sein Mikrofon stumm. Vermeiden Sie Störgeräusche, denn Räuspern, Schnaufen oder Tastaturgeklimper lenken jene ab, die gerade sprechen. Essen und Trinken wirken in den meisten Fällen deplatziert und stören, genauso wie ein Fernseher, der im Hintergrund läuft. Suchen Sie sich einen ruhigen Raum für Ihr Meeting.  

6. Etablieren Sie eine digitale Gesprächskultur. Machen Sie sich bewusst, dass eine Videokonferenz anders verläuft als ein Gespräch vor Ort: Durch stummgeschaltete Mikrofone fehlen uns wichtige Signale, wie das Gesagte ankommt; keine spontanen Lacher, Nachfragen oder Einwürfe erreichen uns, stattdessen herrscht eine eher künstliche Gesprächsatmosphäre. Deshalb sollten Sie mit Präsenz und Konzentration glänzen und aktiv an der Konferenz teilnehmen. Auch Konflikte werden in der Regel digital eher selten ausgetragen. Deshalb gilt: Potentielle Missverständnisse so schnell wie möglich besprechen.  

7. Führen Sie Protokoll. Das Besprochene sollte schriftlich festgehalten und am Ende des Gesprächs alles zusammengefasst werden. Das schafft Verbindlichkeit.

8. Konferieren Sie maximal eine Stunde. Wie gesagt: Videokonferenzen sind anstrengender als Meetings im Büro, deshalb sollten Sie sich auf das Wesentliche beschränken.